Privatlivspolitik
Formål
I denne privatlivspolitik kan du læse om, hvordan vi behandler personoplysninger i forbindelse med:
- Forskningsprojekter
- Jobansøgninger
- Lundbeckfondens scholarstipendier i almen medicin
- Møder, seminarer, konferencer og andre arrangementer
- Hjemmeside
- Sociale medier (facebook og LinkedIn)
Vi er den dataansvarlige - hvordan kontakter du os?
Forskningsenheden for Almen Praksis i Aalborg (FEA) er dataansvarlig for vores behandling af dine personoplysninger. Vores kontaktoplysninger er:
Forskningsenheden for Almen Praksis i Aalborg
Selma Lagerløfs Vej 249, lokale 11.02.043
9260 Gistrup
CVR: 14 51 60 93
E-mail: almenmedicin@dcm.aau.dk
Vores databeskyttelsesrådgiver (DPO) er:
Jette Kolding Kristensen
E-mail: almenmedicin@dcm.aau.dk (kontakt videreformidles).
Overordnet om vores behandling og opbevaring af dine personoplysninger
FEA passer godt på dine data. Adgangen til de personoplysninger, som vi behandler, er begrænset til de medarbejdere, som har behov for adgangen for at kunne løse deres opgaver. Vi følger løbende og i henhold til vores årshjul op på, at adgange er opdaterede og slettefrister overholdes.
FEA har sammen med Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet ved Aalborg Universitet (AAU) etableret Center for Almen Medicin ved Aalborg Universitet (CAM AAU). Det betyder blandt andet, at vi i FEA benytter AAU’s IT. Vi behandler og opbevarer derfor dine personoplysninger elektronisk i AAU’s IT-systemer og -udstyr og følger AAU’s retningslinjer for informationssikkerhed – læs evt. mere på: https://www.sikkerhed.aau.dk/. FEA har indgået aftale om IT-understøttelse samt databehandleraftale med AAU.
Personoplysninger i papirformat opbevares i aflåste skuffer og skabe i FEA’s lokaler.
Vi behandler primært dine personoplysninger med grundlag i EU’s databeskyttelsesforordning og den danske databeskyttelseslov. Du kan læse mere om behandlingsgrundlagene i afsnittene nedenfor. I de tilfælde, hvor vi behandler dit CPR-nummer – fx i forbindelse med udbetaling af honorar eller til brug for forskningsprojekter – sker det med grundlag i databeskyttelseslovens §11, stk. 2.
Forskningsprojekter
Deltagere i forskningsprojekter
En af FEA’s hovedaktiviteter er forskning, og FEA behandler derfor personoplysninger om deltagere i vores forskningsprojekter. Formålet er at kunne gennemføre vores forskning. Hvilke personoplysninger, der behandles, vil afhænge af det konkrete forskningsprojekt. Når du deltager i et forskningsprojekt hos FEA, vil du som udgangspunkt modtage et oplysningsbrev, der for det konkrete projekt beskriver:
- Kontaktoplysninger på FEA, den projektansvarlige forsker og vores databeskyttelsesrådgiver (DPO)
- Formålet med behandlingen af dine oplysninger
- Hvilke oplysninger, vi behandler
- Lovgrundlaget for behandlingen
- Hvem der evt. modtager dine oplysninger
- Hvor længe dine oplysninger opbevares
- Information om dine rettigheder.
For at kunne dokumentere vores forskning opbevarer FEA som hovedregel forskningsdata i 5 år efter projektet er afsluttet og/eller forskningsartiklerne er publiceret. Herefter bliver oplysningerne slettet eller overført til Rigsarkivet.
Samarbejdspartnere
Hvis du som ekstern forsker, sundhedsprofessionel, studerende m.v. samarbejder med FEA om forskningsprojekter, formidlingsaktiviteter, fondsansøgninger o.lign., behandler vi potentielt følgende personoplysninger om dig:
- Identifikations- og kontaktoplysninger (fx navn, e-mailadresse)
- Oplysninger vedrørende stilling og tjenestested, uddannelse og andet, der er anført i CV
- Oplysninger til brug for budget, fx lønforhold
- CPR-nummer og andre oplysninger til brug for udbetaling af honorar, rejseafregning og lignende
Behandlingsgrundlaget er som udgangspunkt at kunne opfylde en aftale, der er indgået med dig, fx aftale om udbetaling af honorar, samarbejdsaftale eller databehandleraftale (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b).
Vi sletter dine personoplysninger, når vores formål med at behandle dem er opfyldt. Hvis der har været udbetaling af honorar eller lignende, opbevarer vi fakturaoplysninger i 5 år (jf. bogføringsloven). Oplysninger, der relaterer sig til et forskningsprojekt (herunder samarbejds- og databehandleraftaler), gemmes også i 5 år, sammen med det øvrige data for det pågældende projekt, for at sikre dokumentationen for projektet.
Jobansøgninger
Hvis du sender en jobansøgning til os, behandler vi dine personoplysninger for at kunne vurdere din ansøgning og besvare din henvendelse. Vi behandler de personoplysninger, som du sender til os med ansøgningen, fx:
- Identifikations- og kontaktoplysninger (navn, adresse, e-mailadresse og tlf.)
- CV, ansøgning og eksamensbevis
Behandlingsgrundlaget er vores legitime interesse i at kunne besvare og behandle ansøgninger (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f).
Hvis du søger en annonceret stilling, bliver din ansøgning og oplysninger registreret og modtaget i Ofir. De ansatte ved FEA, der deltager i rekrutteringsprocessen, har adgang til din ansøgning gennem Ofir, så længe processen står på. Ofir opbevarer efterfølgende ansøgningerne i 6 måneder, hvorefter de slettes.
Hvis du sender os en uopfordret ansøgning, gemmer vi din ansøgning og oplysninger i et år fra modtagelsesdatoen – medmindre andet aftales med dig – hvorefter de slettes.
Lundbeckfondens scholarstipendier i almen medicin
FEA administrerer uddelingen af Lundbeckfondens scholarstipender i almen medicin. Til det formål behandler vi følgende personoplysninger om dig, hvis du ansøger Lundbeckfondens scholarstipendier:
- Identifikations- og kontaktoplysninger samt CV, fremsendt i forbindelse med stipendieansøgningen
Behandlingsgrundlaget er dels vores legitime interesse i at kunne modtage, behandle og give tilbagemelding på ansøgningerne (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f), og dels – hvis der tildeles stipendie – at kunne opfylde aftalen om tildeling af stipendiet (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b).
Dit ansøgningsmateriale vil blive videregivet til bedømmelsesudvalget, som vurderer ansøgningerne. Oplysningerne slettes, når vores påkrævede afrapportering til Lundbeckfonden har fundet sted for den gældende bevillingsrunde.
Møder, seminarer, konferencer og andre arrangementer
Hvis du deltager i et arrangement ved FEA, herunder som oplægsholder, behandler vi potentielt følgende personoplysninger om dig for at kunne afholde arrangementerne:
- Navn, arbejdssted, stillingsbetegnelse, e-mailadresse, telefonnummer
- Oplysninger ift. forplejning – om der er noget, du ikke spiser
- Oplysninger til brug for udbetaling af honorar, rejseafregning og lignende.
Behandlingsgrundlaget er, som udgangspunkt, dels vores legitime interesse i at kunne afholde arrangementerne og sende deltagerne relevante informationer herom (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f), og dels at kunne opfylde en evt. aftale om udbetaling af honorar eller lignende til deltagerne (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1., litra b).
Dine oplysninger kan blive videregivet til andre arrangementsansvarlige (konferencested, hotel, restaurant, samarbejdspartnere m.v.), fx i form af deltagerlister.
Vi sletter som udgangspunkt dine oplysninger umiddelbart efter afholdelse af arrangementet. I nogle tilfælde opbevarer vi dog oplysninger i længere tid:
- Hvis du deltager som fast repræsentant i vores Brugerpanel eller Nordjysk Praksisnetværk, opbevarer vi dine oplysninger, så længe du deltager som repræsentant
- Hvis der har været udbetaling af honorar eller lignende, opbevarer vi fakturaoplysninger i 5 år (jf. bogføringsloven).
Hjemmeside
FEA/CAM AAU’s hjemmeside, almenmedicin.aau.dk, bruges til at informere om vores formål og virke, herunder vores organisering, forskningsgrupper, forskningsprojekter m.v. Når du besøger hjemmesiden, behandles der en række personoplysninger om dig, fx statistik over hvilke sider du besøger og hvor ofte. Hjemmesiden ligger som en underside på Aalborg Universitets (AAU’s) hjemme, og AAU er derfor dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger, når du besøger hjemmesiden. Se derfor AAU’s privatlivs- og cookiepolitik for mere information herom.
Sociale medier (Facebook og LinkedIn)
FEA bruger facebook og LinkedIn til at informere om vores formål og virke og gøre offentligheden opmærksom på vores forskning, arrangementer og lignende aktiviteter.
Når du besøger vores sider på facebook og LinkedIn, har vi adgang til og behandler følgende personoplysninger om dig:
- De oplysninger og brugerinformationer, du har gjort tilgængelige via dine indstillinger på din profil (profilbillede, navn, køn, alder, geografi m.v.)
- De informationer, du deler på vores sider, i form af reaktioner (likes), kommentarer og deling af vores opslag
- Øvrige informationer, du vælger at videregive til os.
Behandlingsgrundlaget er vores legitime interesse i at kunne tilbyde dig interessante og relevante sider, der er tilpasset vores følgere, og at kunne kommunikere med dig, hvis du henvender dig til os via vores sider (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f).
FEA er fælles dataansvarlig med de sociale medier for behandlingen af dine personoplysninger. De sociale medier behandler personoplysninger om dig ved at gemme cookies på dine enheder. De behandler disse oplysninger, indtil de ikke længere er nødvendige for at kunne levere deres tjenester og produkter eller indtil en konto slettes. De sociale medier kan også dele dine personoplysninger med tredjeparter.
Du kan læse mere om facebook og LinkedIns håndtering af dine personoplysninger her:
Dine rettigheder
Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af dine personoplysninger. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os på almenmedicin@dcm.aau.dk. Vi bestræber os på at besvare alle henvendelser snarest og inden for 30 dage.
Du skal være opmærksom på, at dine rettigheder kan være begrænset af anden lovgivning eller underlagt undtagelser. Det er fx ikke alle rettigheder, der gælder i forbindelse med forskningsprojekter, hvor oplysningerne udelukkende behandles i videnskabeligt eller statistik øjemed.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets Vejledning om de registreredes rettigheder.
Klagevejledning til datatilsynet
Vi skal, og vil, til enhver tid følge reglerne. Mener du, at vi ikke lever op til vores ansvar, eller vi ikke behandler dine oplysninger efter reglerne, kan du klage til Datatilsynet på dt@datatilsynet.dk.
Vi opfordrer dig dog til også at kontakte os, da vi vil gøre, hvad vi kan, for at imødekomme din klage.